华南师范大学研究生会公文格式

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研会公文格式(文字版)

注:本文就是按照这个格式进行的排版

一、各类公文格式要求

(一)行政公文类(如通知、通报、请示、决定、公告、批复、函等)

1.发文标题

(1)文字材料标题采用2号方正小标宋简体,居中排列。标题一行或多行居中排布,回行时注意词意完整、排列对称、间距恰当,以美观、得体为准。

(2)使用空白纸张打印时,标题位于页上边距线之下,空2行;使用文头纸打印时,标题位于红色反线之下,空2行。

(3)除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不用标点符号。

(4)如需在标题下面标注名称、日期和文稿完成状态等信息,采用3号方正楷体_GBK字标识,居中排列。

(字体会统一配发研会成员,打印文档时注意携带安装)

2.关于称谓和主送机关

(1)文字材料正文前如有称谓(如“同志们”等)或主送领导、主送机关名称,在标题下(标题下如标注了名称、日期和文稿完成状态等信息时,则在这些标注文字之下),空1行,用3号方正仿宋_GBK字体,左侧顶格标识。

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(2)称谓或主送领导、主送机关名称一行排列不下需要回行时,回行仍要顶格。

(3)最后一个称谓和主送领导、主送机关名称后,要标冒号。

3.正文

(1)正文在称谓或主送领导、主送机关名称下行开始排列;没有称谓或主送领导、主送机关名称时,在标题下(标题下如标注了名称、日期和文稿完成状态等信息,则在这些标注文字之下),空1行开始排列。

(2)正文采用3号方正仿宋_GBK体字标识,每自然段段首左空2个字符,回行顶格。

(3)正文内容结构有多个层次时,原则上标识方法为:

一级标题用:一、二、三、…

二级标题用:(一)(二)(三)…

三级标题用:1.2.3.…

四级标题用:(1)(2)(3)…

注意:正文各级标题序号的添加要用手动添加,切忌用自动添加,便于后期调整。

一般一级标题采用三号黑体字加粗标识,二级标题可用三号方正楷体_GBK加粗标识,三级标题采用三号方正仿宋_GBK 体字加粗标识,四级标题以及更多的标题用正文字体,不加

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粗;标题要首行缩进2个字符。一、二级标题一般独立成行,末尾不加标点。

(4)文中数字及字母使用要求。文中数字及字母应一律使用Times New Roman字体。大写数字“零”标识为“〇”(可从“插入”菜单中选择),不是阿拉伯数字或字母“o”的大写。

5.落款

(1)落款,包括署名和标识日期,采用3号方正仿宋_GBK字。

(2)署名在正文之下(有附件的要在附件标识之下)空2行、右空2—6个字符(1个字为2个字符)的位置标识。(具体空多少个字符,按照美观要求,根据所署名称字数的多少自行酌定)视工作需要,署如“华南师范大学研究生会”或“华南师范大学研究生会大学城校区”,落款单位均用全称。

(3)日期在署名的下一行,署名下居中的位置标识。成文日期用阿拉伯数码标识。如果不需署名而只需标识时间,则在正文之下(有附件的要在附件标识之下)空4行、右空4个字符的位置标识。

(4)印章端正居中下压成文时间。印章与成文日期不可单独一页(如果正文全部完结,此页没有正文,要说明一下。这里落款,导致没法放在上一页,第一行需要署名“(此页无正文)”,落款距离它后2行)

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(5)如排版出现最后一页只有一行不到文字,或只有署名和时间标识,或所余空间容不下印章位置等情况,应根据美观和实际需要,采取调整行距、字距等方法加以解决,尤其要注意使印章与正文同处一页。

6.用纸和版面设置

(1)各种文字材料采用A4纸张、竖向打印。单面打印的文字材料左上角装订,双面打印的左侧装订。上报材料如无特殊要求,一般须双面打印。

(2)版面设置为:页边距用Word初始值:上下2.54厘米、左右3.18厘米,即无需手动调整。标题行距为32磅,正文行距为28磅。

7.页眉页脚

页眉页脚要用统一模板,模板如下:

(1)页眉

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“会徽”居左,

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“宗旨”居右

(2)页脚

文字材料有多页的,要标注页码。页码为四号Times New Roman字体,居中,样式:“-4-”。

8.附件

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(1)如有附件,在正文下空1行、左空2字、用3号方正仿宋_GBK体字标识。“附件”两字后标冒号,冒号后标注附件名称,附件名称不要用书名号括起来,并且附件名称后不加标点符号。

(2)如有多个附件,使用阿拉伯数字为序号逐个标出。如:

附件:1.××××××××××××

2.××××××××××××

(3)附件要在第1行左上角用3号方正仿宋_GBK字顶格标识“附件”两字,多个附件的还要标识序号(如“附件1”),再下空1行写附件名称。

(4)附件应与正文一起装订。

(二)常用申请类与杂体公文类(如申请书、借条、计划、总结、方案等)

这种文书的字体和格式与行政公文要求相同,按照公文格式的字体、段落、页面设置等,要美观、大方、得体。

(三)表格类以“美观”“对称”为原则(如各类报名表、物资清单表、活动预算表等)

单行表格格式以对称、美观为原则,不做一刀切的要求,表格格式要求仅在公文类文体中使用,下面的内容要求作为建议格式要求

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1.标题

字体为方正小标宋简体,三号,居中;

2.表头

文字方正仿宋_GBK,四号,居中,加粗;

3.表格内容

字体内容为方正仿宋_GBK,小四,上下、左右均居中,单倍行距 (视情况而定,不要出现一行字结束第二行留一个字的情况);表格要居中;

4.页眉页脚

用统一模板;

二、其它要求

(一)标点

统一使用中文标点符号(特殊情况除外),统一使用半角符号。

(二)文件命名

为了更好地将资料进行整理归档以及方便日后调用查阅相关资料,现对研究生会各类文件作规范性的系统命名。主要根据两个原则:信息完整、便于查找。

邮件及文件命名:时间+事件+几稿(某某某)。

如:170308第九届明日之sing研究生校园歌手大赛策划方

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案1稿(杜丽)。

以下是对几类常用文件的事件命名进行详细的规定:

1.研会活动类文件

此类文件一般遵循以下原则:内部文件

“年度/届数+活动名称+文件类型”

如:第六届明日之sing研究生校园歌手大赛开场视频;

2014年校园文化艺术节之创意logo设计大赛决赛暖场PPT ;

第五届勷勤论坛之英语演讲大赛决赛策划书;

注意:活动名称必须完整。

2.人事档案资料

对于学生会内部人事档案主要需要注明所属校区、学院、职位、任期、姓名以及类型“任期+小单位+职位+人名+文件类型”

如:第二十八届第一任研究生会大学城校区秘书部干事××年度工作总结

3.日常事务工作文件

除却项目组活动外,研究生会日常事务的文件也被大量使用,根据执行时效长短将其分为两类:

(1)执行期较长

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“执行单位+(年度)+文件类型”

如:秘书部2014-2015学年度上学期值班表

注意:部分文件如各项制度执行期较长,每年只是作不断地修改和调整,命名这类文件时一般不需要加上学年度,但需要在文件最后附上最新的修改日期。

(2)执行期较短

该类文件时效性短,内部使用率较高,一般命名规则以简单为准,这类文件一般会在收集前告知命名的统一格式:如:秘书部第八周工作总结及第九周工作规划

办公室第七周使用情况

(三)文件夹的使用及其命名

1.文件夹使用:

研究生会文件嵌套遵循从大到小,从总到分的原则,一般顺序为:

↗所在单位(校→校区→(学院)→部门)→相关文件任期/年份→筹委会/项目活动组→文件类型

↘其他

文件夹中的具体相关文件可按照文档、视频、音频、图片资料分类归档。

2.文件夹的命名:

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文件夹命名要求与文件命名相去无几,但更注重简洁性,因此需要写清楚时间、项目和资料性质

如:华南师范大学281研究生会大学城校区干部通讯录;华南师范大学281研究生会勷勤论坛视频汇总。